オンラインとリアルのミーティングを並行するの注意点

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たなべ

オンラインミーティングが日常になってきました。
最近は「〇名オンラインで、〇名リアルで」というパターンも増え始め、また「オンライン会議導入時期に起きていた問題」が起きています(主観。私の周りでは)。
オンラインとリアルのミーティングを並行する時に気を付ける点を書きました。

オンライン側の準備

自分がオンライン参加の場合、発言する時以外はマイクをミュートにすると言うのは最近のビジネスマナーに追加された事柄ですが、発言する際にも注意が必要です。

回りの音がリアルに伝わらないようにする

何も考えず、ミーティングに参加している機器についている集音機能(マイク)を使用すると、外部の音がリアルの皆さんにも伝わってしまいます。
特に移動中に参加した場合などは、騒音も拾ってしまいます。
そんな時は「単一指向性マイク」を使用します。

これであれば、マイクのむけられた方向の音声だけを拾いますので、発言者の声のみリアル会場に届きます。

映像に色んな人が映るのを防ぐ

社内のオープンスペースなどでオンラインミーティングに参加すると、後ろを人が通ったりします。
気にしないと言われる方もおられますが、様々な点を考慮すれば映らないほうが良いと思います。

背景処理する
オンラインミーティング用のサービスには、背景をぼかしたり、画像や動画を背景にする機能がありますのでそちらを使用します。スペックの低い機器だとバックスクリーンが必要な場合もありますので、高スペックな機器でのオンラインミーティング参加をお勧めします。

リアル側の準備

リアル側では、オンライン参加されている方への配慮が必要です。
リアル側の準備が無いと、例えば、声は聞こえるけど誰がしゃべっているか分かりづらかったり、声が聞こえにくかったりします。

音声を正確に届ける

複数の方が発言する場合、その全ての人の音声がオンライン参加されている方に聞こえる必要があります。
こちらも、オンライン側に映像と音声を伝える機器を準備する必要があります。

オンライン側は「単一指向性マイク」が良いと説明しましたが、リアル側は複数人の参加が想定されますので、「全指向性マイク(無指向性マイク」を使用します。
また、高性能な全指向性マイクには、「リアルな距離感を音声の大きさで伝える」ものもありますが、それですとマイクから距離のある方の音声がオンライン側では小さくなってしまいますので、出来ればマイクからの距離と声の大きさを自動調整して同じ大きさにしてくれる全方向性マイクがお勧めです。

参加者の映像を分かりやすくする

オンライン側から見えるのは、カメラの先だけですので、このカメラにも工夫をします。
発言者が誰なのか、誰が参加しているのか瞬間的に分かるようにする方法は2種類あります。

発言者をフォーカスする機能が付いているカメラを使う

音声に反応してレンズの向きを自動で変更するカメラを使用すると、発言している人が常に画面に映ります。
オンラインで参加されている方もあたかもリアルで参加しているように、発言者の顔を見ながら話を聞く事が出来ます。

常に会議場にいるメンバー全てを映すカメラを使う

カメラに人の顔を認識して、ズームやパンを自動で変更するものがあります。
このカメラを使用すると、常にリアル側で参加している全員を映しますし、例えば途中で退席した方がおられれば、また残ったメンバー全員が映るよう最適なポジションを取ります。
このカメラを使用すれば、オンライン参加の方も、そのオンラインの席の一角に座っているような状態でミーティングに参加できます。

主催者の準備

主催者は、オンライン参加、リアル参加の全員に快適にミーティング参加してもらえるよう、以下の準備が必要です。

会議資料が全員確認できるようにする

リアル側にペーパーでの資料を準備するなら、その資料をオンラインの方にも画像で見てもらえるようにします。
または、オンライン参加の方も機器をそれぞれ準備し、音声の受信発信をミュートにした状態で資料の確認をする為にリアルにいるけどオンラインにも参加し、主催者が共有する資料を見れるようにするのがスムーズです。
また、オンライン側の方が資料を提示できるよう、画面共有は全員が行えるようにしておきます。


便利なオンラインミーティングの機能ですが、皆さんがストレスにならないよう、ミーティングが円滑に進むようにしたいものです。

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